第一章 总则

第一条 为规范和加强北京师范大学基本建设项目（以下简称“项目”）档案工作，确保项目档案的完整、准确、系统、规范和安全以及有效利用，满足项目建设、管理、监督、运行和维护等活动在证据、责任和信息等方面的需要，根据国家和教育部有关档案工作规定、《北京师范大学档案管理办法》（师校发〔2009〕1号）及《北京师范大学基本建设管理办法》（师校发〔2025〕46号），制定本细则。

第二条 本细则适用于《北京师范大学基本建设管理办法》所规定的基本建设项目档案。

第三条 项目档案是在项目建设、管理过程中直接形成的、具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等不同形式的历史记录。

第四条 项目档案管理工作构建以基本建设管理部门为核心、校内相关部门和参建单位共同参与的项目档案管理工作网络。

第五条 项目档案管理工作目标旨在加强项目文件材料过程管理，通过节点控制强化项目文件材料管理，实现项目文件材料从形成、流转到归档的全程管理；全面真实反映项目自策划、立项、实施至验收的完整过程。

第六条 项目档案管理工作应融入项目建设全流程，与项目建设管理同步推进，并纳入项目建设计划、质量保证体系、项目管理程序、合同管理和岗位责任制。

第七条 项目档案信息化应纳入项目管理信息化建设，统筹规划，同步实施。

第八条 校内相关部门按档案行政管理部门和主管部门相关规定，进行项目档案管理登记，做好项目档案验收的准备和整改工作。

第九条 未经校园专项建设领导小组同意，任何单位或个人不得随意处置、擅自销毁项目档案。对违反本条款的单位或个人，将依据相关规定追究其相应责任。

第十条 项目档案工作应符合知识产权和安全保密相关要求。

第二章 管理职责

第十一条 档案管理部门主要履行以下职责：

（一）参加项目建设的重要会议、重大活动、阶段性检查验收、竣工验收；

（二）负责审核项目文件材料收集、整理、编目的规范性与系统性；

（三）负责集中统一管理学校已通过项目验收的项目档案的接收、保管、鉴定、统计、利用等工作；

（四）配合组织项目管理相关人员和档案人员档案业务培训。

第十二条 基本建设管理部门主要履行以下职责：

（一）负责制定项目档案管理制度规范；

（二）配备专职档案管理人员，归口负责项目建设期的项目档案收集、整理、立卷归档，向档案管理部门移交等工作；

（三）指导校内相关部门及参建单位开展项目文件的形成、收集、整理和归档工作，审查参建单位制定的针对该项目的档案工作机制和归档制度、规范，并督促上述单位提交项目文件档案；

（四）在项目开工前，向参建单位开展归档制度及规范交底工作；

（五）将项目档案工作纳入相关管理制度、工作流程及合同协议，明确归档职责、文件要求，以及档案归属、处置、利用与违约责任；

（六）明确工程技术文件的规范性要求，组织审查勘察、设计、监理、施工、总承包、检测、供货等参建单位归档文件的完整性、准确性、有效性及规范性；

（七）按照基建档案信息化和数字化要求，负责归档项目的电子文件材料；

（八）按要求做好项目档案专项验收。

第十三条 校内相关部门主要履行以下职责：

（一）对本部门形成的项目文件进行收发、登记、积累和整理、归档；

（二）指定专人向基本建设管理部门提交项目相关文件，并配合其开展项目文件管理工作；

（三）协助基本建设管理部门做好项目档案专项验收。

第十四条 勘察、设计、施工、监理等项目参建单位主要履行以下职责：

（一）建立符合建设单位要求的档案工作机制，相关管理方式报建设单位确认；

（二）配备经档案管理培训、具备档案及工程相关专业知识的专职档案人员对接建设单位，建设期间不得随意更换；

（三）按建设单位要求，负责所承担工程的文件材料收集、整理和归档工作，并向建设单位移交归档；

（四）应配备满足工作需求、符合安全保管标准的设施设备，确保工程文件的安全；

（五）总承包单位统筹协调承包范围内文件收集、整理、归档，建立档案工作组织并履职；分包单位负责分包文件收集整理，提交总承包单位审核，总承包单位签署审查意见；

（六）各参建单位对归档文件的完整性、准确性、系统性、有效性和规范性负责，监理单位负责所监理项目归档文件的相关审查。

第三章 文件材料收集与整理

第十五条 项目策划、立项、实施、验收等全过程中形成的具有保存价值的各种形式和载体的文件材料均应收集归档，具体按照《北京师范大学基本项目文件材料归档范围和档案保管期限参考表》（附件1）及项目实施地的要求执行。

项目文件在办理完毕后应及时收集并建立预立卷。

第十六条 项目电子文件应与其元数据同时收集。

第十七条 项目归档文件材料质量应符合以下要求：

（一）应采用耐久、可靠、满足长期保存要求的记录载体和记录方式；

（二）归档材料应为原件，内容应真实、准确，字迹清楚，图样（表）清晰、格式规范、签字盖章手续和文件形成日期完备，不得随意更改、变动；

（三）工程技术文件应符合国家、行业有关技术规范和标准的规定。竣工图应逐张加盖竣工图章，履行签字手续，不得使用复制的白图归档；

（四）照片、音频、视频的声音、影像应清晰，主题突出，具有代表性和典型性，能够客观、完整地反映活动的主要内容、人物和场景等；

（五）电子文件应符合《北京师范大学电子文件归档与电子档案管理办法》要求，其中来源可靠、程序规范、要素合规的电子文件可仅以电子形式归档保存；

（六）项目档案数字化应符合《纸质档案数字化规范》（DA/T31）等相关规定。

第十八条 项目文件材料按内容分类，一般分为综合管理文件、施工文件、监理文件、工艺设备文件等，具体参见《北京师范大学基本建设项目档案分类示例图》（附件2）。

项目纸质档案档号一般由项目代码、分类代码、案卷号组成，档号结构为“项目代码-分类代码-案卷号”。项目电子档案档号在纸质档号基础上增加“版本号”和“载体类型代码”，结构为“项目代码-分类代码-案卷号-版本号-载体类型代码”。项目照片、音频、视频档案档号一般由项目代码、档案门类代码、分类代码、件号组成，档号结构为“项目代码-档案门类代码-分类代码-件号”。项目实物档案档号一般由项目代码、档案门类代码、件号组成，档号结构为“项目代码-档案门类代码-件号”。

第十九条 项目文件材料整理按照《北京师范大学基本建设项目文件材料整理工作指南》执行。整理遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，便于档案保管和利用。项目纸质文件材料和电子文件整理应协调一致，以“卷”为单位整理。项目照片、音频、视频、实物以“件”为单位整理。

第四章 档案验收

第二十条 项目具备验收条件后，由校园专项建设领导小组组织或者授权相关单位组织开展项目档案专项验收。

第二十一条 项目档案验收内容包括：

（一）档案工作组织管理情况；

（二）档案工作制度规范的制定与执行情况；

（三）档案的齐全完整、真实有效和系统规范情况；

（四）档案信息化情况；

（五）档案安全情况。

第二十二条 项目档案验收工作程序包括：

（一）验收申请在项目验收前1个月向校园专项建设领导小组提交验收申请材料，包括《北京师范大学基本建设项目档案验收申请表》（附件3）、项目档案分类方案、项目档案目录等。

（二）组织现场验收校园专项建设领导小组组织成立验收组，验收组成员由档案管理和相关专业领域人员（3人及以上奇数）组成。验收组听取项目建设及档案工作的汇报，现场查验项目档案，并宣布验收结果。

（三）验收结果项目档案专项验收结果分为通过与不通过。验收通过的，验收组出具档案验收意见；验收不通过的，验收组出具整改意见并明确限期整改要求，待整改单位提交书面整改报告且经校园专项建设领导小组审核通过后，验收组再出具档案验收意见。

第五章 归档移交

第二十三条 项目文件材料应在项目通过验收后3个月内向学校档案管理部门移交。项目文件材料移交时，均应填写《北京师范大学基本建设项目档案交接清单》（附件4），并履行清点、签字手续。

第二十四条 停、缓建的项目档案，由基本建设管理部门负责保存。

第六章 附则

第二十五条 珠海校区基本建设项目档案管理，依据本细则，同时结合项目实施地的要求执行。

第二十六条 本细则由基本建设管理部门负责解释并对本细则的落实执行负有主体责任。如本细则执行不力，追究基本建设管理部门及主要负责人责任。

第二十七条 本细则自发布之日起施行。