Q1:什么是学生（人事）档案？
A: 高校学生人事档案（以下简称学生档案）是高等学校培养的学历教育学生在校期间形成的，经组织审查或认可的，对学生、学校和社会有保存价值的，以个人为单位组成的，反映学生德、智、体及家庭政治、经济状况，以备查考的各种书面材料。它是学校考察、录选、培养、教育学生过程中形成的第一手材料资料，是国家和社会选拔任用人才的重要根据，也是干部（流动人员）人事档案形成的基础。学生档案转至用人单位或人才代理机构，合并入职、入编或人事代理等相关材料后才能转化为干部或流动人员人事档案。
Q2：人事档案是如何管理的？
A：北京师范大学档案馆人事档案室（以下简称人事档案室）集中统一管理校北京校区本科生和全校研究生的学生档案。珠海校区本科生归珠海校区档案馆集中管理。
学生人事关系即学生身份在学部院，因此学生档案行政管理权也归学生所在学部、院的分党委。
本校在职及离退休教职工人事档案归人事处和组织部管理；去世（5年以上）教职工档案归档案馆集中管理。
Q3:学生如何办理转档手续？
A:毕业当年转档：登录就业派遣系统按要求完成毕业去向登记和档案手续办理，两个模块所提交信息经学院和学校就业中心审核通过即可，后期档案馆将根据就业中心导入教育部毕业去向登记平台核准备案成功（形成档案接收单位可核验的转递编码）后的转档信息转递档案。
毕业当年未转，跨年或多年后转档：将无法导入教育部毕业去向登记平台核准备案，也无法形成档案接收单位可核验的转递编码，可能影响入编和存档。且转档流程需增加扫码确认环节。
申请退学和开除学籍的学生转档：由教务部（主管学籍的老师）在学生本人办理完离校手续后，出具书面转档通知单，学生按通知单信息扫码提交转档确认信息。
详见“毕业生和退学学生转档流程”。
Q4:档案派发渠道和频次
A：档案派发渠道：邮政EMS学生档案专用通道。
派档频次：集中派遣转档期间：7月上、中旬按学院移交材料顺序，分批次集中派发。
暑假期间：每2周集中派发一次。
学期中转档期间：正常上班时间每周四派发。
Q5:错过集中派遣，后期档案如何派发？
A：毕业档案转档，无论是否集中派遣，毕业生转档流程均一样。集中派遣的毕业生档案，我们将按照学院移交毕业材料的顺序，逐一派发，持续时间两周左右。
错过集中派遣的转档确认信息，我们将每周四统一派发（暑假每2周集中派发一次）。
Q6:如何查询发档情况？
A：档案转出后，毕业生可通过微信企业号或档案馆网站查询发档快递单号。
微信查询：北京师范大学微信企业号（务必在离校前关注并完成认证）进入档案馆-->“档案查询”栏目中“发档查询”。
网页查询：参见档案馆网站“发档查询”。
温馨提示：查到发档单号后，请务必跟档案接收单位确认档案是否签收并妥善存管。
Q7:我可以把档案留学校吗？
A:以下两种情况可以暂缓派发档案（即暂不填写就业派遣系统“档案手续办理”模块）：①已签三方，但因等进京函、落户指标、公示期未结束等客观原因单位要求晚派档案；②已确定单位但未签三方，拟就业单位要求后期档案必须从学校派发。
其他毕业生如二战考研、考编等，请勿将档案遗留在校，研究生和公务员、事业单位招录均需政审，档案遗留在校无法完成，影响招录。
Q8：我打算出境留学，档案应该怎么处理？
A：出境留学，档案可选择派回原户籍所在地人才中心或教育部留学服务中心。
Q9:本校升学、毕业生留校工作、本校教职工在职读研档案怎么处理?
A:本校升学、毕业留校工作（含博士后入站）、本校教职工读研均需在就业派遣系统完成毕业去向登记和档案手续办理两个模块。后期我们将完成档案内部流转。
Q10：学生本人如何了解自己人事档案的情况？
A：新生档案由学部院接收后，按照教务部入学资格审核要求及档案馆新生归档要求整理、审核，并形成新生档案材料登记表，学生可到学部院了解本人档案的齐备情况。若有缺失，针对不同情况，到材料形成单位催要补齐所缺失材料，并送交学部院。
Q11：学生如何补充档案材料？
A：学生根据自己档案缺失情况，到材料形成单位催要补齐所缺失材料，具体请参看“催要补齐新生档案缺失材料的方法及注意事项”。
学生将要补充的材料交由学部院相关负责老师，学部院审核确认后统一按要求规范向档案馆移交。档案馆不直接接收任何学生个人移交的材料。
Q12:学生对本人档案的利用有哪些项目及规定？
A: 1．组织利用人事档案
校外用人单位政审查档，请参看“校外用人单位政审查档流程”；
校内单位因公查阅学生档案，请参看“校内单位因公查阅人事档案流程”。
2．个人利用人事档案
人事档案仅提供组织因公查阅服务，除复印成绩（学生本人原本保存1份，可向学生公开的内容和材料）、开具公证所需出生证明、亲属关系证明外，不开放个人查档服务，不接待因为个人需求（如填写履历等）产生的查档或核实档案信息的请求。
具体参看“学生个人因公证等原因申请查档流程”。
Q13：转接党员组织关系，对方党组织要求提供入党材料复印件或电子版
A: 这种要求不符合规定，理由和依据如下：
党员材料是学生（人事）档案很重要的一部分，学生档案是干部人事档案的重要基础，因此我校学生（人事）档案参照干部人事档案从严规范管理，2018年中共中央办公厅发文《干部人事档案工作条例》规定“不得擅自复制、拍摄干部人事档案”“严禁利用职务、工作上的便利……为档案造假提供方便”若随意复制、拍摄人事档案中党员材料，造成材料外泄，将被有心之人利用，给档案造假提供便利。
中共中央组织部关于印发《关于进一步加强党员组织关系管理的意见》的通知规定“转移和接收正式组织关系，应当凭据中国共产党党员组织关系介绍信；转移和接收临时组织关系，应当凭据中国共产党党员证明信或中国共产党流动党员活动证。”《中国共产党党员教育管理工作条例》规定“党组织不得无故拒转拒接党员组织关系。”“党组织接收党员组织关系时，如有必要，可以采取适当方式查核党员档案。”这里规定的查核方式并没有明确要求必须复印或拍照入党材料。若对方党组织需要核实党员身份或材料齐备情况，可组织自行派专人或是委托学院派专人到馆查档核实。
Q14:学生档案都包含哪些材料？
A: （一）本科生档案应有材料
1、高考招生材料
高等学校招生报名登记表、高考成绩单、体检表等报考及辅助材料。
2、高中学籍材料
高中毕业生登记表／学籍表／综合素质发展报告（指学生就学期间产生的包含该生基本信息、家庭情况、高中成绩情况及老师评语等内容并且加盖高中学校公章的材料）。
港澳台学生尽量收集高中成绩表、报名表或者推荐表。
3、党团材料(是否具有该类材料以实际政治面貌为准)
入团志愿书、入党志愿书及相关材料。
4、新生入校期间形成的材料
学生登记表(必须贴照片)、军训考核登记表、公费师范生协议书。
（二）硕士研究生档案收集范围
1、硕士研究生入学前档案材料
大学本科期间及以前阶段应有的档案材料，及在本科期间形成的优秀学生、优秀学生干部等获奖材料，处分材料，教师资格认定表等其他材料。(海外学历仅需提供教育部留学服务中心认定的学位证书即可，若有成绩也可归档)
2、有关硕士报考材料及入学材料(非全日制定向生仅需移交此项材料)
报考攻读硕士研究生登记表、复试表等；硕士研究生登记表。
3、党团材料(是否具有该类材料以实际政治面貌为准)
入团志愿书、入党志愿书及相关材料。
（三）博士研究生档案收集范围
1、博士研究生入学前档案材料
硕士期间及以前阶段应有的档案材料，及在本科和硕士期间形成的优秀学生、优秀学生干部等获奖材料，处分材料，教师资格认定表等其他材料。(海外学历仅需提供教育部留学服务中心认定的学位证书即可，若有成绩也可归档)
2、有关博士报考材料及入学材料(非全日制定向生仅需移交此项材料)
报考攻读博士研究生登记表、两份专家推荐书、复试表等报考材料；博士研究生登记表。
3、党团材料(是否具有该类材料以实际政治面貌为准)
入团志愿书、入党志愿书及相关材料。
