任何单独形成或补充的人事档案材料，均需通过学部院党委相关负责老师/机关部门相关负责人审核之后，再由学部院/机关部门向档案馆移交。

档案馆不直接接收教工或学生个人提交的任何档案材料。

 学部院/机关部门认真审核所要移交材料，指派专人（不可为本人）到馆办理

 移交零散材料介绍信须认真填写并打印，学部院党委相关负责老师/机关部门相关负责人签字盖章。一式两份，档案馆和移交单位各存一份。

 归档过程必须由两人（移交材料人员和档案馆相关人员）一起完成入袋，确保准确无误。