硕士、博士科技档案是永久保存在学校档案馆的材料，是毕业生继续深造、求职、晋升等需求中，利用率较高的档案材料之一。请各学部院系老师在收集此类材料时，认真检查、核对。具体要求如下：

一． 各年、各个批次的硕博科技档案都应向档案馆移交。

二． 学部院系可随时到档案馆领取硕博科技档案袋。

三．科技档案填写要求：

1．需手工填写的内容，一定用黑色签字笔等永久保存字迹材料填写。

2. 如发生书写错误，应重新填写。无法重新填写的，应附一份更正说明，并加盖院系公章。

3. 如需签字、填写意见日期、加盖公章等项目，一定要保证签字、意见、公章齐全、完整。

4. 整理档案时请注意审核答辩申请表、答辩情况表的时间逻辑顺序。

四．科技档案卷内排序要求

请参照教务部（研究生院）印制的各类学生学位审批材料封面上“科技档案材料顺序”所列项目，将每位毕业生的科技档案材料收集齐全、完整，并按照项目顺序将材料排列整齐。尽量避免错放、漏放档案材料的情况发生。

五．硕博连读毕业生科技档案要求

硕博连读毕业生硕士阶段的研究生登记表（学籍表）、硕士阶段成绩单，也应放入其博士科技档案袋中，因为这类毕业生当年没有硕士科技档案。（即硕博连读毕业生的博士科技档案袋里，应该有两份研究生登记表，一份是硕士研究生登记表，一份是博士研究生登记表。也应该有两份成绩单，一份硕士成绩单，一份博士成绩单）。

六．留学生毕业生科技档案要求

如有留学生毕业生的学部院系请注意：请将留学生需放入其人事档案部分的学位审批材料，也放到其科技档案袋里一起移交（即留学生的科技档案袋里，应该有两套学位审批材料。一套封皮上注有“科技档案”，一套封皮上注有“人事档案”）。

七．仅毕业、结业等科技档案要求

对于仅毕业或者结业的毕业生，根据其在规定期限内有无再申请学位的可能。有可能再申请，其科技档案暂存学部院系妥善保存，留待再申请用。若没有再申请的可能，请将其科技档案移交档案馆。

八．硕博科技档案内，均不用移交学位论文。

九．科技档案袋封皮上，请用黑色签字笔，工整书写学部院系名称，学生姓名。

十．移交科技档案手续要求

移交科技档案时，档案馆将仔细审核档案里的每一份材料，各学院至少派一名学生配合档案馆进行档案审核，以便及时反馈审核意见。档案按照年份，硕士、博士分类摆放，点清数量。同一年硕士、博士分别打印一份名单，名单字段包括序号、姓名、学号、备注信息等。备注信息必须标注出硕博连读、结业等信息。如果之前年份移交过学生的结业材料，此次又移交其毕业获学位材料，也请在备注中注明“某年结业材料已交”字样。分别按照硕士、博士名单顺序排列好科技档案袋后，在科技档案袋封皮右上角，用铅笔标明和名单上一致的序号。

如下图（以2026年为例）

“科技档案移交名单”详见附件，也可在一体化教务管理系统中，在“委员会审议、学位审议”模块，打包下载。如下图所示：点击“科技档案移交名单”，分批次导出需要移交科技档案的名单。

在办理科技档案移交时，档案馆收集指导室老师会按照名单清点数量，核查科技档案袋内材料是否齐全、完整。如果发现缺漏等情况，会告知各学部院系老师尽快补齐，感谢大家的配合。

档案馆收集指导室办公电话： 58806320

办公地点：主楼C区（原五层的老图书馆）二层，西北侧205室（收集指导室）。

档案馆收集指导室

• 附件：科技档案移交名单-20XX年-学部（院系）.xlsx